AGGIORNAMENTO FATTURAZIONE ELETTRONICA 2019 - COME INIZIARE
Istruzioni e consigli per apportare le dovute modifiche alla vostra banca dati prima di iniziare ad emettere fatture
COME INIZIARE…
Tutti i nostri gestionali MODULA3, ovvero OFFICINA, AZIENDA e PRESIDI, sono stati adeguati per emettere le fatture, note di credito, note di debito sia verso la PA che verso i privati nel formato elettronico con protocollo XML.
A T T E N Z I O N E
Quindi prima di iniziare ad emettere fatture elettroniche sarà necessario fare delle semplicissime modifiche ai seguenti archivi:
Anagrafica clienti
Anagrafica vostra azienda (dati trasmissione, dati intestazione)
Modalità di pagamento
Codice Iva
ANAGRAFICA CLIENTI
Nella fase di aggiornamento il "codice del destinatario" verrà impostato automaticamente al valore di default che è "0000000". Sarà compito vostro modificare le anagrafiche dei vostri clienti che vi comunicheranno il proprio codice destinatario. In particolare, nel campo "codice SDI" va inserito un codice alfanumerico di 7 cifre che il vostro cliente vi deve comunicare e rappresenta l'indirizzo telematico (chiamato anche codice destinatario, codice univoco) al quale recapitare la fattura elettronica. Bisogna, invece, digitare sette volte zero se il cliente comunica un indirizzo Pec (da inserire nella scheda Rubrica del cliente) o se il cliente è un consumatore finale o se aderisce ad uno dei due regimi fiscali agevolati (di vantaggio o forfetario). ATTENZIONE, quando si inserisce il codice "0000000" nel campo "codice del destinatario", ma non si indica una PEC valida (ad esempio, in caso di consumatori finali) il Sistema di Interscambio SdI - avverte l'Agenzia delle Entrate nella guida alla fattura elettronica - «non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest'ultimo in un'apposita area di consultazione riservata del sito dell'Agenzia. Quindi, sarà importante che il fornitore consegni al cliente una copia, anche su carta, ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che potrà consultarla e scaricarla dalla sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate». Quindi il nostro programma nel caso di cliente (consumatore finale, o appartenente a regimi fiscali agevolati) inserisce automaticamente una nota nella copia cartacea o Pdf della fattura per avvertire il cliente che la fattura originale è quella elettronica e potrà consultarla nella propria aria riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.
Il "riferimento fornitore" è un valore facoltativo, serve ad immettere in fattura un valore, riferito al cedente/prestatore, che possa in qualche modo agevolare il trattamento automatico della fattura da parte di chi la riceve, ad esempio, il codice con il quale il cedente/prestatore è "conosciuto" in una anagrafica fornitori gestita dal soggetto destinatario della fattura.
Nel riquadro FatturaPA sarà possibile indicare tutti i dati identificativi, solo nel caso di pubblica amministazione, per emettere fatture ad un ufficio della PA. Facendo clic sul pulsante accanto codice univoco sarete indirizzati alla pagina web dell'indice della pubblica amministrazione, dove cercare il codice univoco dell'Ente.
Nella scheda RUBRICA va memorizzata la PEC del cliente. Se indicata, il programma la includerà nel tracciato XML della fattura elettronica e potrà essere utile al sistema di interscambio per trasmette la fattura al cliente.
E' un valore non obbligatorio, ma noi consigliamo di indicarlo. Si ricorda che il SdI trasmette la fattura sempre all'indirizzo telematico indicato nell'area dell'Agenzia delle Entrate riservata al cliente. Solo nel caso in cui il cliente non ha indicato un codice destinatario, allora il SdI trasmette alla casella di PEC indicata nella fattura da trasmettere.
Abbiamo incluso un pulsante che vi permette di accedere al sito Web UNIPEC, utilissimo per cercare e controllare la PEC dei clienti.
Abbiamo previsto anche il caso in cui il cliente sia un soggetto che non risiede in Italia ma che, in Italia, dispone di una stabile organizzazione attraverso la quale svolge la propria attività di fatturazione.
Oppure si avvale di un rappresentante fiscale.
DATI VOSTRA AZIENDA - TRASMISSIONE
Dal menù TABELLE->Personalizza Parametri Programma selezianate la scheda DATI AZIENDA. Molteplici sono i dati che debbono essere personalizzati per automatizzare l'emissione, la visualizzazione, la trasmissione, la conservazione delle fatture elettroniche.
In questa scheda sono presenti i dati relativi alla trasmissione, vediamo solo quelle obbligatorie
DATI TRASMISSIONE
Identificativo del trasmittente, indicate il codice fiscale del titolare o del legale rappresentante dell'azienda.
Soggetto emittente, dalla freccina selezionate CC - Cessionario/Committente
Cartella XML acquisti, (solo per chi non utilizza TULURSB) indicate la cartella dove registrate le fatture elettroniche di acquisto. Questa impostazione viene ignorata quando si utilizza l'interfaccia SDIBOX. Quindi nel sistema manuale dovete scaricare dal vostro portale le fatture d'acquisto, quindi registrarle nella cartella che qui viene indicata
Dati interfaccia (solo per chi utilizza TULURSB)
Se si utilizza il codice destinatario TULURSB, vi verrà installata l'interfaccia di dialogo con il portale web di conservazione. I paramentri sono configurati da noi ed hanno il seguente significato:
Unita' SDIBOX, è il nome della lettera all'interfaccia di dialogo con il portale di conservazione. Questa interfaccia verrà abilitata ed installata da noi solo quando utilizzate il portale di conservazione dell'intermediario da noi scelto
Intervallo controllo, indicare l'intervallo di tempo da 1 a 4 ore. Ad ogni intervallo prefissato il programma controllerà tramite SDIBOX la presenza di notifiche di trasmissione e di documenti d'acquisto (fatture, note di credito) inviati dai vostri fornitori.
Cartella INVIO, è il nome della cartella di SDIBOX, qui il programma trasferirà i file XML delle fatture emesse che poi verranno prelevati e trasferiti automaticamente nel portale di conservazione per essere firmati digitalmente e quindi inviati al sistema di interscambio dell'Agenzia delle Entrate. Una volta trasferiti sul portale i file verranno eliminati automaticamente.
Cartella RICEVI, è la cartella di SDIBOX, qui il portale depositerà tutti i file XML relativamente alle fatture di acquisto che vi verranno recapitate dal sistema di interscambio. Il nostro gestionale li leggerà automaticamente (ad intervallo da voi stabilito). Una volta letti, registrati e memorizzati nell'archivio dei documenti da contabilizzare, i file verranno eliminati automaticamente dall'interfaccia di collegamento.
Cartella NOTIFICHE, è il nome della cartella di SDIBOX, qui il portale depositerà tutti i file XML relativamente alle notifiche rilasciate dal sistema di interscambio. Il nostro gestionale li leggerà automaticamente (ad intervallo da voi stabilito) ed aggiornerà lo STATUS SDI dello storico fatture. Verrete avvisati solo in caso di notifica di mancata consegna o di scarto. Una volta letti e memorizzati nel gestionale i file XML verranno eliminati automaticamente.
Quindi i dati presenti nell'interfaccia di collegamento saranno solo transitori. Infatti saranno utilizzati solo per effettuare lo scambio tra il nostro gestionale e il portale di conservazione e viceversa.
La conservazione sostitutiva di tutte le fatture vendite, le notifiche e le fatture acquisto potrà essere sempre consultata, stampata direttamente all'interno del portale web dove ogni cliente potrà accedere tramite le relative credenziali che verranno fornite all'attivazione del servizio. La conservazione sostitutiva verrà garantita per 10 anni.
DATI VOSTRA AZIENDA - INTESTAZIONE 
I dati contenuti in questa scheda sono differenti in funzione del gestionale in vostro possesso. Troviamo tutti i dati utili per censire la vostra azienda. Molti di questi dati verranno utilizzati per la generazione del fatturazione elettronica. E' necessario indicare tutti i dati obbligatori, ma vi consigliamo di indicare anche quelli facoltativi.
ALBO PROFESSIONALE, RAPPRESENTANTE FISCALE E STABILE ORGANIZZAZIONE
I dati contenuti in questa scheda sono differenti in funzione del gestionale in vostro possesso. Troviamo tutti i dati utili per censire la vostra azienda. Molti di questi dati verranno utilizzati per la generazione del fatturazione elettronica. Sono tutti dati facoltativi e vanno indicati solo quando se ne presenta la necessità.
STABILE ORGANIZZAZIONE,
questo blocco di dati va compilato solo quando il cedente/prestatore é un soggetto che non risiede in Italia ma che, in Italia, dispone di una stabile organizzazione attraverso la quale svolge la propria attività (cessione di beni o prestazioni di servizi che sono oggetto della fatturazione)
RAPPRESENTANTE FISCALE,
questo blocco di dati va compilato solo quando il cedente/prestatore é un soggetto che non risiede in Italia ma che, in Italia, effettua operazioni rilevanti ai fini IVA e che si avvale, in Italia, di un rappresentante fiscale
ALBO PROFESSIONALE (modulo opzionale),
questo blocco di dati va compilato solo quando il cedente/prestatore é un professionista. Consente di inserire tutte le informazioni relative all'albo professionale a cui il cedente/prestatore appartiene. ATTENZIONE. Se viene indicato questo blocco di dati, il programma si predispone alla generazione di PARCELLE e non di FATTURE. Si ricorda che questo blocco di dati è presente solo nel gestionale se è stato attivato il modulo opzionale di FARE PARCELLE.
TABELLA MODALITA' DI PAGAMENTO
La tabella dei pagamenti deve essere sistemata aggiungendo altri dati obbligatori per la fatturazione elettronica. Molti dati verranno aggiornati dal nostro programma, ma altri, a secondo dei casi vanno aggiornati manualmente. Vediamo come comportarsi. Nella figura in basso un esempio di una modalità di pagamento
ATTENZIONE quando si emette una fattura, il campo "descrizione" verrà stampato solo nella fattura cartacea, in quella elettronica verrà indicato solo il campo "modalità di pagamento". Nell'esempio indicato nella figura in alto, ecco il comportamento:
fattura cartacea, verrà indicato "BONIFICO BANCARIO"
fattura elettronica, verrà indicato "MP05 - Bonifico"
Come potete notare oltre alla descrizione del pagamento, che non verrà riportata nella fattura elettronica, sono presenti 2 nuovi dati:
Modalità di pagamento, sono già stabilite dall'Agenzie delle Entrate. Fate clic sulla freccina, quindi scegliete quella che si addice al caso.
Tipo di pagamento, anche questo opzione è stabilita dall'Agenzia delle Entrate, dovete fare clic su quella che si addice al pagamento di riferimento.
Se il conto di incasso è una banca, come nell'esempio della figura sopra, allora verrà stampato anche l'IBAN collegato alla banca indicata, in questo caso l'iban della prima banca.
Potete gestire più banche, quindi scegliere l'iban in base alle esegenze del caso. La tabella banche si gestisce dal menù Tabelle -> Codici Banche
TABELLA CODICI IVA
La tabella dei codici iva deve essere modificata aggiungendo, solo per i codici di esenzione iva, la natura dell'esenzione
Come potete notare oltre al tipo iva è stata aggiunta una nuova voce, la natura. I valori da indicare sono già stabilite dall'Agenzie delle Entrate. Fate clic sulla freccina, quindi scegliete quella che si addice al caso.
Si raccomanda di fare particolare attenzione alla sistemazione dei vari codici iva, per ogni codice di esenzione indicate sempre ed obbligatoriamente la natura di tale esenzione. La mancata indicazione provocherà l'immediato scarto della fattura trasmessa, quindi fate attenzione.