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Modula3 - Fattura Elettronica Passiva

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FATTURAZIONE ELETTRONICA 2019
LA GESTIONE DELLE FATTURE PASSIVE

Tutti i nostri gestionali MODULA3 sono in grado di leggere il file XML delle fatture passive (fatture di acquisto). Tutte le fatture d' acquisto vi saranno recapitate all'indirizzo telematico (c.d. "codice destinatario") da voi indicato: vostra PEC, codice destinatario di un intermediario certificato AgID (soluzione decisamente consigliata). Ovviamente siete liberi di utilizzare metodi e/o intermediari di vostra scelta, ma se utilizzarete il codice destinatario dell'intermediario con cui i nostri gestionali MODULA3 si interfacciano automaticamente, TULURSB,anche tutto il processo di fatturazione passiva verrà automatizzato, nello specifico:

RICEZIONE fatture acquisto. Se utilizzerete come codice destinatario
TULURSB sarà possibile indicare al programma un intervallo di tempo (15, 30, 45, 60, 90, 120 minuti), ad ogni intervallo indicato il gestionale andrà a controllare nel web server, senza disturbare il vostro lavoro. Se vengono trovate fatture di acquisto  il programma vi avvertirà, quindi avrete la possibilità di contabilizzarle automaticamente. In questo caso i processi indicati nella FASE 1 e nella FASE 2 vengono ignorati ed eseguirà immediatamente il processo della FASE 3.

Processo semiautomatico
FASE 1
Sia che la fattura arriva tramite vostra PEC, o tramite un mail inviata dal vostro intermediario, non dovete fare altro che estrapolare il file in XML allegato alla predetta mail, quindi memorizzarlo in una cartella di comodo, ad esempio in c:\xml_acquisti.

FASE 2
Fate clic sul pulsante REG.FAT.ACQUISTO, presente nella barra dei pulsanti del vostro gestionale. Comparirà la scheda (vedi fig. sotto). Per cercare il file utilizzate il pulsante sfoglia..., il programma vi porterà automaticamente nella cartella c:\xml_acquisti, qui scegliete il nome del file della fattura acquisto che si desidera registrare.


Se desiderate visualizzare la fattura basta selezionare il flag "Visualizza il documento". La fattura verrà visualizzata utilizzando il foglio di stile da voi scelto in fase di personalizzazione del programma.  Fate clic sul pulsante Registra per proseguire e passare alla FASE 3.

FASE 3
INTESTAZIONE DOCUMENTO. Il programma legge il file XML scelto, quindi cercherà (tramite la partita iva) nell'anagrafica fornitori, il cedente/prestatore della fattura. Se il fornitore viene trovato controlla che tutti i suoi dati anagrafici siano uguali a quelli della fattura, altrimenti esegue automaticamente un aggiornamento della sua anagrafica. Se il fornitore della fattura non viene trovato, allora il programma crea ex novo in automatico la sua anagrafica. CONTENUTO DEL DOCUMENTO. Leggendo il file XML, il programma passa in rassegna tutte le linee dei dettagli (articoli, spese accessorie, prestazioni, servizi) e cerca di collegare il contenuto di ogni riga con il vostro magazzino. A tal fine viene eseguita una ricerca così strutturata:
1. Ricerca per codice articolo fornitore, se nella fattura è indicato il codice articolo, il programma cerca di collegare il contenuto della riga tramite il codice articolo indicato dal fornitore. Se questa ricerca va a buon fine si passa al contenuto della riga successiva, altrimenti esegue la ricerca 2.
2. Ricerca tramite barcode, ne nella fattura è indicato il barcode, il programma ricerca tale barcode nel vostro magazzino. Se questa ricerca va a buon fine si passa al contenuto della riga successiva, altrimenti esegue la ricerca 3.
3. Ricerca tramite descrizione articolo, cerca tramite il nome dell'articolo presente in fattura. Se questa ricerca va a buon fine si passa al contenuto della riga successiva, altrimenti l'articolo viene caricato come fuori magazzino. Il programma esauriti le tre ricerche passa alla riga successiva della fattura e ripeterà i passaggi 1, 2, 3.

Verrà presentata a video la fattura già caricata, non dovete fare altro che controllare che il tutto sia avvenuto correttamente. Fate particolare attenzione alla colonna evidenziata dal fumetto.



Questa colonna indica con la lettera M che l'articolo è stato collegato con il vostro magazzino, la lettera F, invece sta ad indicare che l'articolo di quella riga non è stato collegato con il vostro magazzino.
Cosa fare se il programma non è riuscito a collegare una o più righe con i dati del vostro magazzino ?
Tutto dipende dal loro contenuto. Se la righe contiene un articolo di cui sarà necessario fare operazioni di carico e scarico, allora si deve obbligatoriamente collegarla con il magazzino. Quindi fate clic sul pulsante
Modifica, quindi agite di conseguenze. Le cause del mancato collegamento possono essere diverse. Ad esempio:

  • manca la scheda anagrafica dell'articolo, perchè lo si sta comprando per la prima volta. Allora sarà necessario creare la scheda articolo.

  • manca il codice articolo fornitore, allora aprite la scheda dell'articolo, quindi indicate tale codice


Se la riga fuori magazzino indica una spesa, oppure una qualsiasi voce di cui non si desidera fare movimenti di carico e scarico, allora non fate niente. Pensate, ad esempio, alla registrazione di una fattura ENEL o del vostro consulente. E' ovvio che tutte le righe di queste fatture saranno impostate come  
F "fuori magazzino".
Non vi rimane altro che controllare eventuali scadenze, quindi fare clic sul pulsante
Registra per contabilizzare il tutto.

RIFLESSIONI...

Come ben capite i vantaggi di avere la fattura in formato elettronico XML sono tantissimi. Vi accorgere da subito che la registrazione contabile e di magazzino delle fatture di acquisto verrà notevolmente semplificata e sopratutto velocizzata. Da queste considerazioni nasce l'importanza delle scelte che farete per il ricevimento di tali fatture.

PEC, se scegliete il sistema gratuito di ricevere tramite la vostra PEC, avete la necessità di eseguire per ogni fattura ricevuta i passaggi indicati nella FASE 1 e nella FASE 2.  Inoltre dovete poi ottemperare ad un altro obbligo, quello della corservazione digitale di tale fatture.

PDF, se incaricate il vostro consulente, e questi poi si manderà nella vostra mail una copia cartacea in PDF, ancora peggio, perchè sarete costretti a caricare tutto manualmente, già lo avete fatto per tanti anni quindi siete consapevoli dei tempi e delle difficoltà che tale metodo comporta.

CODICE DESTINATARIO, è la soluzione più ottimale. Ma anche per questa scelta dovete fare le giuste considerazioni.  Molti dei vostri consulenti vi proporranno di utilizzare il "codice destinatario" a cui è collegato il loro programma di consulenza fiscale. Non entriamo nel merito per eventuali costi più o meno convenienti, di sicuro il vantaggio per il vostro consulente sarà la registrazione quasi automatica delle vostre fatture acquisto.E per la vostra azienda ?  Evidentemente non avrete gli stessi vantaggi. Anzi, tutti i processi diventeranno molto più macchinosi e sopratutto soggetti  a errori. Tutte le fatture di acquisto verrano recapitate al vostro consulente, che a sua volta li deve recapitare a voi tramite mail inserendo come allegato o il file PDF o il file XML. Voi poi li dovete registrare nel vostro programma secondo le modalità descritte sopra, più precisamente:
PDF - fate tutto manualmente, così come avete fatto da sempre.
XML - fate manualmente i passaggi della FASE 1 e della FASE 2
Rimane comunque poi il problema della loro conservazione digitale. Se la fa anche il vostro consulente, vi troverete nelle condizioni di avere le fatture vendita conservate in un server diverso da quello delle fatture acquisto. Insomma, per noi la scelta di fare arrivare le fatture acquisto al vostro consulente vi creeà solo problemi e perdite di tempo. E' una soluzione che noi scartiamo a priori.


CODICE DESTINATARIO
, TULURSB, fornito dall'intermediario a cui i nostri gestionali MODULA3 si interfacciano automaticamente. In questo caso, da noi vivamente consigliato, tutto verrà eseguito automaticamente. Sarà il nostro gestionale a dialogare con il web server:

  • qui arriveranno le vostre fatture di acquisto, che saranno prelevate automaticamente dal nostro gestionale

  • qui manderemo con un semplice clic del mouse le vostre fatture vendite per poi essere firmate digitalmente quindi trasmesse tramite il SdI ai vostri clienti

  • qui arriveranno tutte le notifiche, il programma aggiornerà automaticamente lo "status" di ogni fattura, senze essere disturbati, sarete avvisati solo in presenza di una notifica di scarto o di mancata consegna

  • qui automaticamente verranno conservate digitalmente per 10 anni tutte le fatture vendite, aquisto, notifiche

Ad ognuno di voi verrà una user e una password per entrare nella vostra area dedicata (tramite computer, smartphone, tablet) dove potete vedere, gestire, esportare su Excel, stampare in PDF, qualsiasi fattura in esso conservata. L'accesso a questa area riservata potrà essere fatta direttamente dal nostro gestionale senza indicare nè la user  nè la password, ma basterà fare clic sul relativo pulsante di collegamento.

IN CONCLUSIONE...
Noi siamo convinti che la fatturazione elettronica porterà a tutti noi notevolissimi vantaggi. Certo si alza un pò la preparazione informatica richiesta ad ognuo di noi, ma dopo una prima fase di "
rodaggio", pensiamo proprio che saremo tutti in grado di apprezzarne gli innumerevoli vantaggi.
La scelta del "
codice destinatario" è molto importante, non vi fate influenzare da nessuno, ma analizzate sempre i pro e i contro delle varie soluzioni proposte, sopratutto cercate di automatizzare il più possibile ogni fase del processo di fatturazione sia attiva che passiva. Anche se a volte sono processi che sembrano semplici a farsi, ma essi andranno ripetuti tantisime volte, anche giornalmente. Per noi manualità = possibilità di fare errori = perdita di tempo = aumento dei costi di gestione.





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