FATTURAZIONE ELETTRONICA
come prepararsi al nuovo obbligo in partenza dal 01-01-2019
Già dal 31 marzo 2015 tutti gli operatori economici che hanno un rapporto commerciale con le PA devono necessariamente emettere le proprie fatture in formato elettronico. A partire dal 1° gennaio 2019 la fatturazione elettronica obbligatoria si allargherà anche ai rapporti tra privati, come stabilito dalle legge di Bilancio 2018. Un obbligo che vale sia se il cliente è un operatore Iva, quindi ad esempio una società o un altro professionista, sia se il cliente è un consumatore finale, ossia una persona che non ha partita Iva.
Sono esonerati dall'obbligo i professionisti che applicano il regime di vantaggio (legge 111 del 2011) o il regime forfettario (legge 190 del 2014), nonché coloro che emettono scontrino o ricevuta fiscale. Chi è in uno dei due regimi può comunque decidere di emettere fatture elettroniche, anche se non obbligato.
Per il momento non è consentito emettere una fattura elettronica indirizzata ad un soggetto non residente in Italia
Cosa serve per compilare una fattura elettronica
Per compilare la fattura elettronica servono due strumenti: un programma che permetta di redigere la fattura in formato Xml e un dispositivo, ossia un Pc o un tablet, o anche un semplice smartphone. La firma digitale è obbligatoria solo per le fatture verso la pubblica amministrazione, ma è vivamente consigliato firmare digitalmente anche la fattue tra privati.
Una volta emessa, la fattura deve essere trasmessa al cliente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), un sistema informatico, gestito dall'Agenzia delle Entrate, che riceve la fattura elettronica, effettua i controlli, la recapita al destinatario e rilascia una ricevuta di recapito a chi trasmette la fattura elettronica (notifica).
I dati da inserire nella fattura elettronica non cambiano rispetto a quelli di una fattura cartacea. Come informazione aggiuntiva c'è solo l'indirizzo telematico dove il cliente vuole che la fattura gli venga recapitata, in genere si imputa il "codice del destinatario", ovvero un codice alfanumerico di 7 cifre che vi verrà fornito dal gestore della conservazione che avete scelto, oppure la Pec del cessionario committente.
ATTENZIONE
Se la fattura viene predisposta ed inviata al cliente in forma diversa da quella XML ovvero con modalità diverse dal Sistema di Interscambio, così come previsto dal provvedimento del 30 aprile 2018, tale fattura si considera non emessa, con conseguenti sanzioni (di cui all’art. 6 del Dlgs n. 471/1997) a carico del fornitore e con la impossibilità di detrazione dell’Iva a carico del cliente.
Come emettere la fattura elettronica gratuitamente
L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione dei programmi gratuiti per predisporre la fattura elettronica. Le possibilità son tre.
1. PROCEDURA WEB. Per seguire la procedura Web (la connessione ad Internet è necessaria), bisogna collegarsi al portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate. Per l'accesso ci sono tre possibilità: si possono inserire le credenziali utilizzate per i servizi telematici dell'Agenzia (Fisconline e Entratel) oppure quelle legate alla propria identità digitale (Spid). La terza possibilità prevede l'impiego dalla Carta nazionale dei servizi (Cns).
Una volta entrati, si può utilizzare il servizio "Fatturazione elettronica" che guida l'utente passo dopo passo alla compilazione della fattura elettronica. Basta dunque inserire i propri dati, quelli del clienti e quelli relativi alla fattura (tra cui importo, numerazione e data) e il file da inviare è generato. Questo sarà in formato Xml e potrà essere inviato tramite il Sdi.
2. SOFTWARE PER PC. L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione anche un software per compilare le fatture elettroniche. Lo si scarica dal seguente link: agenziaentrate.gov.it. Il vantaggio del software consiste nel poter predisporre la fattura elettronica senza essere connessi ad Internet.
3. APP. La terza strada prospettata dall'Agenzia delle Entrate è l'utilizzo di un'app per tablet e smartphone. Si chiama Fatturae ed è scaricabile dagli store Android o Apple. In questo caso, per "confezionare" la fattura bisogna essere connessi ad Internet.
Ovviamente queste tre casistiche non sono pensate per le imprese, ma soprattutto per quegli operatori che emettono un numero contenuto di fatture e sono soliti predisporle con i tradizionali programmi di videoscrittura, ovvero su modelli prestampati di carta. In tutti gli altri casi, quando cioè gli operatori devono trattare una grande quantità di fattura elettroniche, è bene affidarsi al mercato, ovvero scegliere uno dei tanti software privati
Per approfondire leggi la guida alla fatturazione elettronica e ai servizi gratuiti dell'Agenzia delle Entrate.
Come emettere la fattura elettronica con i nostri gestionali MODULA3
E' necessario attivare il nuovo modulo di fatturazione elettronica disponibile per tutti i programmi MODULA3, ovvero OFFGesty, MYGesty e MODULA3Fito. Sarà necessario e sufficiente impostare solo alcuni parametri relativi all'anagrafica della vostra azienda, quindi continuare a lavorare nello stesso modo di prima. L'emissione della fattura sia immediata che differita avverrà con le stesse modalità che conoscete. Non appena si registra la fattura il programma genera in automatico quella elettronica nel formato XML, quindi avete anche la possibilità di stampare e inviare tramite una normale mail una copia cartacea o in PDF (non fiscale) del documento emesso, leggi di tutto...
Per le fatture acquisto, una volta indicato il nome del file XML, verranno caricate automaticamente sia in prima nota che nel vostro magazzino (carico merce), leggi tutto...
La commercializazione della nuova versione inizierà nella prima decade di novembre 2018 per i gestionali MYGesty e MODULA3Fito, mentre per il gestionale OFFGesty si inizierà dopo il 20 novembre 2018.
Il costo dell'aggiornamento è di € 90,00 + iva, come potete notare non state pagando niente in più, ma vi sarà addebitato il costo del modulo di fatturazione elettronica, che fino al 31-12-2018 era facoltativo, ma che dal 01-01-2019 diventa obbligatorio.
Il nostro listino vendita è stato aggiornato, adesso include i costi del nuovo modulo di fattura elettronica sia attiva che passiva, consulta qui...
Per la ricezione delle fatture acquisto e la conservazione di tutte le fatture elettroniche (acquisti e vendite), utilizzeremo i servizi di un gestore a cui abbiamo commissionato una speciale interfaccia di dialogo con i nostri gestionali. Come avrete modo di leggere più avanti, i vantaggi sono notevoli, ovvero tutti i processi di diagolo sono automatici. Per quanto riguarda il costo del servizio di ricezione e conservazione digitale è così strutturato:
Una quota fissa pari a € 25,00 + iva per ogni anno
Una quota per il consumo pari a 10 centesimi + iva per ogni fattura (acquisto + vendite) conservata
Il costo vi verrà fatturato direttamente da noi essendo rivenditori di tale servizio: il primo anno subito all'attivazione del servizio, gli anni successivi entro la prima decade di gennaio dell'anno di riferimento. Ad ogni cliente verrà fornito oltre al "codice destinatario" anche una user e una password per entrare nella propria area dedicata dove si possono vedere, gestire, esportare su Excel, stampare in PDF, qualsiasi fattura in esso conservata con le relative notifiche.
Per ricevere le vostre fatture acquisto tramite i gestionali MODULA3 dovete comunicare ai vostri fornitori il seguente codice destinatario TULURSB oppure vi consigliamo vivamente di registrare l'indirizzo telematico TULURSB sul sito dell'Agenzia delle Entrate, scopri come...
Qualora lo vogliate siete liberi di trovare e scegliere le numerose soluzioni di ricezione e conservazione offerte dal mercato, da parte nostra pensiamo di aver scelto un intermediario autorizzato AgID molto competitivo e, grazie alla personalizzazione dell' interfaccia di dialogo tra MODULA3 e il portale di conservazione (web server), ci permette di automatizzare il tutto.
Riepilogo dei costi da sostenere:
Ipotesi A, si desidera aggiornare solo il gestionale Modula3, ma la conservazione la si farà presso l'Agenzia delle Entrate (gratuitamente) oppure da un intermediario di vostra scelta a pagamento. In questo caso la trasmissione delle fatture vendite, la ricezione delle fatture acquisto e la loro conservazione avverrano in modo manuale. Il nostro gestionale si limiterà a generare solo il file XML delle fatture vendite e a leggere i file delle fatture acquisto
Ipotesi B, si desidera aggiornare il gestionale Modula3 e la conservazione la si farà a pagamento con l'intermediario consigliato da noi, in questo caso tutti i processi verranno automatizzati.
Se scegliete l'Ipotesi A, all'attivazione pagherete € 90 + iva per l'aggiornamento del vostro gestionale Modula3
Se scegliete l'Ipotesi B, è necessario comunicarci il numero di fatture (acquisto+vendite) che si pensa di conservare per il 2019, ad esempio vi necessita un lotto di 800 fatture vendite + 200 fatture acquisto = 1000 fatture. In questo caso le somme da pagare all'attivazione sono:
90 + iva per l'aggiornamento del vostro gestionale Modula3
25 + iva per la quota fissa annuale della conservazione
100 + iva per la conservazione digitale delle 1000 fatture (come da esempio), per la quota consumo
Per un totale di 215 + iva (Attenzione questo costo vale come esempio. Esso, infatti potrà essere maggiore o minore a secondo del numero di fatture su cui si richiede la conservazione digitale sostitutiva)
Si ricorda che se per l'anno indicato, il consumo sarà minore di quello pagato, la parte eccedente verrà ricompensata al successivo rinnovo. Allo stesso modo, nel caso di un consumo maggiore, la parte mancante verrà conteggiata nel successivo rinnovo. La contabilizzazione e la fatturazione per il rinnovo dei servizi di conservazione digitale avverrà nella prima decade di gennaio di ogni anno.
Ci preme ricordare che la Personal Soft di Buccheri Vincenzo in qualità di produttore dei gestionali MODULA3 sarà responsabile solo del buon funzionamento del relativo gestionale. Non avrà nessuna responsabilità circa la gestione dei servizi di trasmissione, ricezione e conservazione digitale delle fatture, i quali vanno attribuiti soltanto all'intermediario gestore della piattaforma di web server di cui la Personal Soft di Buccheri Vincenzo è solo il rivenditore. 
Richiedi adesso l'attivazione del vostro portale di FATTURAZIONE ELETTRONICA per la conservazione e ricezione delle fatture elettroniche, compila il form...
Come fare avere le fatture al vostro consulente
Tutte le fatture elettroniche potranno essere recapitate al vostro consulente, le modalità sono diverse in funzione delle modalità di conservazione da voi scelto:
1. Delega Agenzia delle Entrate, potete fare delega al vostro consulente per autorizzarlo al prelievo dal vostro cassetto Fatture e Corrispettivi, al suo interno il vostro consulente potrà visualizzare quindi scaricare tutte le fatture desiderate.
2. Recapito massivo, fatto direttamente con il nostro gestionale, basta indicare il periodo desiderato (dal...Al...), MODULA3 crea un su una pendrive tutti gli XML delle fatture acquisto e vendita del periodo indicato. , leggi tutto...
3. Accesso all'area di conservazione del vostro web server, se utilizzerete il codice destinatario fornito dall'Intermediario da noi consigliato, potete indicare al vostro consulente la vostra user e password di accesso al vostro web server. Qui potranno essere visualizzate, scaricate tutte le fatture desiderate. La procedura sarà simile, ma più veloce e semplificata, rispetto al sistema di delega dell'Agenzia delle Entrate descritta al punto 1.
Per noi la soluzione migliore e piu' funzionale è quella descritta al punto 2. Porterete su una pendrive, oppure invierete tramite mail al vostro consulente, tutti i file XML degli vendite e degli acquisti
Conservazione digitale delle fatture elettroniche (acquisti e vendite)
Come ben sapete non sarà sufficiente emettere la fattura nel formato elettronico XML, ma queste andranno firmate, trasmesse e conservate digitalmente. La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
Non è sufficiente firmare una Fattura PA per conservarla è necessario anche applicare una marca temporale per rispettare le regole espressamente indicate dal legislatore.
La Marca Temporale è un servizio che permette di datare in modo certo e legalmente valido ad un documento informatico, consentendo quindi di associare una validazione temporale opponibile a terzi. (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell’Amministrazione Digitale Dlgs 82/2005).
Per questo motivo ci si deve appoggiare ad un intermediario autorizzato AgID, che assolve per conto vostro a questi complessi e delicati compiti. Sul mercato se ne trovano tantissimi, con costi di gestione molto differenti. Ovvio in base al tipo di servizio offerto.
SCELTA DELL'INTERMEDIARIO
Tutti i nostri clienti saranno liberi di trovare e scegliere le diverse soluzioni offerte dal mercato. Da parte nostra abbiamo scelto un intermediario a cui abbiamo commissionato una speciale interfaccia di dialogo con i nostri gestionali. Ovvero un sistema automatico per dialogare con il portale di conservazione (WEB SERVER) dove arriveranno le fatture di acquisto, le notifiche, dove il gestionale invierà automaticamente le fatture elettroniche in XML per essere successivamente firmate e trasmesse al SdI. Inoltre tutte le fatture elettroniche sia emesse (attive) che ricevute (passive) verranno conservate digitalmente per 10 anni.
Tutti i clienti dei nostri gestionali possono utilizzare il codice destinatario dell'intermediario che abbiamo scelto, ovvero TULURSB. Tale codice dovrà essere comunicato ad ogni vostro fornitore e sopratutto comunicarlo nella vostra area riservata dell'Agenzia delle Entrate, fai clic qui per vedere come fare.
Ovviamente siete liberi di utilizzare altri metodi e/o intermediari, ma se utilizzarete il codice destinatario da noi fornito, tutti i processi di fatturazione saranno automatizzati nello specifico:
INVIO per la trasmissione, ci sarà un pulsante che permetterà di inviare massivamente tutte le fatture emesse della giornata, si ricorda che le fatture vanno trasmesse entro le 24 ore dall'emissione. Non avete la possibilità di inviarle in concomitanza alla sua emissione, noi sconsigliamo tale procedura. E' meglio aspettare la fine giornata o l'indomani per qualche eventule correzione. Si ricorda che una volta trasmessa non sarà possibile ne annullare ne modificare il suo contenuto, leggi tutto...
- RICEZIONE fatture acquisto e notifiche, anche questo processo verrà automatizzato. E' possibile indicare al programma un intervallo di tempo (1, 2, 3, 4 ore), ad ogni intervallo indicato esso andrà a controllare, senza disturbare il vostro lavoro, la presenza di eventuali fatture di acquisto, oppure notifiche di trasmissione. Se vengono trovate fatture di acquisto il programma vi avvertirà, quindi avrete la possibilità di contabilizzare le fatture automaticamente, leggi tutto...
NOTIFICHE, tutte le notifiche di trasmissione verranno lette in automatico, esse aggiorneranno anche lo status SDI dello storico delle fatture interessate. Tutto verrà fatto senza disturbare il vostro lavoro. Se vengono trovate notifiche di scarto, verrete immediatamente informati. Si ricorda che dopo la notifica di scarto avete max 5 giorni di tempo per correggere l'errore che ha generato lo scarto della fattura, quindi inviarla nuovamente con lo stesso numero e data, leggi tutto...
- PER IL VOSTRO CONSULENTE, tutte le fatture elettroniche vanno inviate periodicamente al vostro consulente. L'invio sarà sempre riferito non a fatture cartacee ma a quelle elettroniche in formato XML, in questo modo potranno facilmente essere caricati nel gestionale del vostro consulente, leggi tutto...
Attenzione al "codice del destinatario"
Attivando il modulo di fatturazione elettronica, il programma inserirà in automatico in tutte le anagrafiche dei clienti il codice destinatario impostandolo uguale a "0000000". Sarà compito vostro modificare le anagrafice dei vostri clienti che avranno una codice destinatario diverso. In particolare, nel campo "codice del destinatario" va inserito un codice alfanumerico di 7 cifre che il cliente vi deve comunicare e rappresenta l'indirizzo telematico al quale recapitare la fattura. Bisogna, invece, digitare sette volte zero se il cliente comunica solo un indirizzo Pec (da inserire in un altro campo della schermata) o se il cliente è un consumatore finale o se aderisce ad uno dei due regimi fiscali agevolati (di vantaggio o forfetario).
ATTENZIONE, quando si inserisce il codice "0000000" nel campo "codice del destinatario", ma non si indica una PEC valida (ad esempio, in caso di consumatori finali) il Sistema di Interscambio SdI - avverte l'Agenzia delle Entrate nella guida alla fattura elettronica - «non riuscirà a consegnare la fattura elettronica al cliente, ma la metterà a disposizione di quest'ultimo in un'apposita area di consultazione riservata del sito dell'Agenzia. Quindi, sarà importante che il fornitore consegni al cliente una copia, anche su carta, ricordandogli che la fattura originale è quella elettronica e che potrà consultarla e scaricarla dalla sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate».
Quindi il nostro programma nel caso di cliente (consumatore finale, o appartenente a regimi fiscali agevolati) inserisce automaticamente una nota nella copia cartacea o Pdf della fattura per avvertire il cliente che la fattura originale è quella elettronica e potrà consultarla nella propria aria riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.
L'invio deve necessariamente passare per il SdI
Tutte le fatture elettroniche debbono essere inviate obbligatoriamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Quindi sarà necessario trasmettere entro le 24 ore dall'emissione al sistema di interscambio. Avete diverse possibilità per farlo.
Gratuitamente, tramite la procedura Web del portale "Fatture e Corrispettivi" dell'Agenzia delle Entrate, dove si esegue l'upload del file XML precedentemente generato.
A pagamento, tramite la numerose procedure Web di aziende certificate AgID (intermediario)
Il SdI è una sorta di “postino” che svolge i seguenti compiti:
verifica se la fattura contiene almeno i dati obbligatori ai fini fiscali (art. 21 ovvero 21-bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633) nonché l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura
controlla che la partita iva del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita iva ovvero il Codice fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti, cioè presenti in Anagrafica Tributaria.
verifica che sia inserito in fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file, cioè che sia almeno compilato il campo «Codice Destinatario»
verifica che ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’Iva (ad esempio, se l’imponibile è 100 euro, l’aliquota è 22%, l’Iva sia di 22 euro).
Per tutte le fatture elettroniche inviate a privati (altri operatori Iva o consumatori finali), il SdI accetta anche file non firmati, tranne quelle per la PA
Nel caso in cui, però, il file della fattura elettronica sia firmato digitalmente, il SdI esegue controlli sulla validità del certificato di firma.
Il SdI controlla inoltre che il file della stessa fattura elettronica non sia stato già inviato (file duplicato)
NOTIFICHE DI TRASMISSIONE
1. FATTURA ELETTRONICA CORRETTA
La ricevuta di consegna, se i controlli vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura all'indirizzo telematico che il cliente ha indicato sul sito dell'Agenzia delle Entrate, ricordo può essere la PEC o un codice destinatario.
Se sul sito dell'Agenzia delle Entrate non è stato indicato nessun indirizzo, allora il SdI legge nel file della fattura (campi "Codice Destinatario" e "PEC Destinatario"), quindi recapita la fattura all'indirizzo indicato in fattura. Non appena trasmessa il SdI invia al soggetto che ha trasmesso la fattura una ricevuta di consegna, all'interno della quale sono indicate la data e l'ora esatta in cui è avvenuta la consegna. Nella ricevuta, inoltre, è riportato:
- il nome che è stato assegnato al file dal soggetto che ha predisposto la fattura,
- il numero che identifica univocamente il file della fattura
La ricevuta di impossibilità di consegna, nel caso in cui la casella PEC ovvero il canale telematico FTP o Web Service, dove il SdI prova a recapitare il file della fattura, non fossero attivi (ad esempio, se la casella PEC è piena ovvero il server del canale telematico è momentaneamente spento), il SdI - leggendo il numero di Partita IVA ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) all'interno del file fattura - mette comunque a disposizione il duplicato della fattura nell'area riservata del cliente sul sito dell'Agenzie delle Entrate. In tale situazione, il SdI invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di impossibilità di consegna all'interno della quale è indicata la data di messa a disposizione del file al cliente. In questo caso la fattura si considera emessa per il fornitore, ma non ancora definitivamente ricevuta (ai fini fiscali) dal cliente. Per tale motivo, è importante che il fornitore (c.d. cedente/prestatore) avvisi il cliente - per vie diverse dal SdI (ad esempio tramite mail, telefono o altro contatto) - che la fattura elettronica è a sua disposizione nell'area riservata, in modo tale che quest'ultimo possa consultarla e scaricarla dalla predetta area: la data di decorrenza della detraibilità dell'iva, per il cliente, scatterà dal momento di visualizzazione/scarico della fattura.
2. FATTURA ELETTRONICA NON CORRETTA
La ricevuta di scarto, se uno dei controlli sopra descritti non và a buon fine, il SdI "scarta" la fattura elettronica ed invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all'interno della quale sarà indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto (per spiegazioni più dettagliate di tali motivi si rimanda alle specifiche allegate al provvedimento dell'Agenzia delle Entrate del 30 Aprile 2018).
Qualora il SdI dovesse inviare una notifica di scarto (comunicazione che può avvenire entro 5 giorni dall'emissione), la fattura risulterà non emessa. Entro i 5 giorni successivi al messaggio si potrà procedere all'invio di una nuova fattura, con medesimo numero e data. Se questa soluzione non fosse consentita, si emetterà un nuovo documento con altra numerazione e data (per maggiori informazioni su questa tematica si rimanda alla circolare 13/E del 2 Luglio 2018)